Software para agencias de marketing: el agujero son los freelance

Una agencia entrega con gente que no está en nómina. El diseñador por proyecto, la productora audiovisual, el redactor que entra tres semanas. Y casi siempre pasa lo mismo: su costo llega al proyecto tarde, mal o nunca, porque el sistema donde vive el proyecto cobra por usuario y nadie va a pagar una licencia por alguien que trabaja seis semanas.

Así que el externo reporta por WhatsApp, alguien lo pasa a una hoja de cálculo, y el costo real de la campaña se conoce cuando ya se cotizó la siguiente. Ese es el agujero, y es específico de este negocio: una firma que entrega solo con empleados no lo tiene.

La cadena de una agencia tiene un eslabón que no es tuyo

Pitch, producción, entrega, factura. Los tres primeros los toca gente de fuera y el cuarto depende de los tres. Cuando el eslabón externo no está en el sistema, no falla la entrega —esa se hace igual— sino la cifra: el margen de la campaña queda incompleto por debajo, y como el error siempre va en la misma dirección, todo parece más rentable de lo que fue.

Por eso la primera prueba no es sobre tableros ni sobre reportes.

Prueba 1: «dale de alta a un freelance y que registre una hora, delante de mí»

Lo que hay que ver funcionando, en este orden:

1. Se da de alta como empleado, no como contacto suelto: solo así existe para el cálculo de costos.
2. Se le vincula un usuario de portal, que no consume licencia interna.
3. Entra, ve sus propias horas y las imputa a la tarea en la que trabaja.

Si el vendedor propone crearle un usuario completo, pregunta cuánto cuesta ese usuario al mes multiplicado por la rotación real de tu agencia. Si propone que alguien de adentro transcriba las horas del externo, estás comprando el mismo problema con otra interfaz.

Un detalle que conviene mirar de cerca: el portal de horas que traen muchos sistemas es de solo lectura, y está pensado para que el cliente vea las horas que se le facturan. Es otra cosa. Pregunta explícitamente si el externo puede escribir.

Prueba 2: «ahora intenta que ese freelance vea un proyecto que no es suyo»

Esta es la que separa una demo de una implementación.

Un externo solo debería poder imputar horas a una tarea si es colaborador de ese proyecto o seguidor de esa tarea. Y lo importante no es que la pantalla no se lo muestre —eso es fácil— sino quién decide. Si la identidad del empleado y el proyecto válido viajan en el formulario que envía el navegador, alguien con curiosidad y un inspector de red puede declararse otra persona.

Lo correcto es que el servidor decida las dos cosas: quién es él, y si esa tarea está entre las que tiene permitidas. Nada que venga del formulario se acepta tal cual.

Suena a detalle técnico y no lo es: en una agencia, el mismo freelance suele trabajar para clientes que compiten entre sí.

Prueba 3: «aprueba esa hora, y luego intenta cambiarla»

Las horas de un externo no pueden entrar directo a la factura. Tienen que quedar pendientes de aprobación, con aviso al responsable del proyecto. Mientras están pendientes, él las corrige; una vez aprobadas, quedan intactas de su lado.

Esa aprobación es lo que convierte el reporte de alguien que no está en nómina en un dato con el que se puede cobrar. Sin ella, el costo de tu campaña es lo que el proveedor dijo que trabajó.

Cómo cotiza una agencia, y qué tiene que saber el sistema

Un bufete cobra según quién hizo el trabajo. Una agencia casi nunca: cotiza una campaña y dentro de esa campaña la hora vale lo que vale, la haga el director creativo o el practicante. Esa modalidad se llama tarifa por proyecto y es la que hay que configurar.

Lo que sí sorprende a casi todo el mundo es cómo se decide qué se cobra: no hay una casilla de facturable en la línea de horas. Cada línea hereda un concepto de la orden de servicio, y quitárselo es lo que la vuelve no facturable. Vale la pena verlo antes de firmar, porque es una pregunta que se responde con un «sí» genérico y luego la configuración no se parece a lo que uno imaginó.

El error que más cuesta: creerle al margen antes de revisar los costos

Si el costo por hora de las personas —las de adentro y las de afuera— está en cero, cada hora registrada cuesta cero y la campaña sale con margen perfecto. El sistema no avisa, porque cero es un valor válido.

En una agencia el error es doble, porque a la tabla de costos vacía se le suma la tentación de no cargar a los externos «por ahora». El resultado es un tablero que dice que todo va bien. Lo desarrollamos con más detalle en qué probar en un software para bufetes de abogados, donde el mismo error aparece con otro disfraz.

Y un requisito que no es negociable: cada proyecto necesita su cuenta analítica. Sin ella no hay costo ni ingreso que agrupar, y el registro de horas ni siquiera se deja activar.

Lo que no vas a encontrar aquí

Esto no reemplaza las plataformas de pauta. No hay compra de medios, no hay reporte de rendimiento por canal y no hay conexión con los administradores de anuncios. Eso vive donde siempre ha vivido.

Tampoco te va a avisar cuando consumiste las horas que le vendiste al cliente: ese control —horas vendidas contra horas consumidas, con alerta— hay que construirlo. Lo que tienes es la cifra disponible cuando la quieras mirar, y un periodo que cierra.

Lo que sí se resuelve es el negocio que hay detrás de la campaña: qué costó entregarla, quién la trabajó —de adentro y de afuera— y qué quedó.

Por dónde empezar

Ordena el problema en este orden: mete a los externos al sistema, carga la tabla de costos por hora, y cierra el periodo. Con esas tres cosas el margen de una campaña deja de ser una sensación.

La mecánica completa de horas, aprobación y rentabilidad está en la suite de proyectos y horas, y el recorrido de una firma de servicios de punta a punta, en servicios profesionales.