La primera cosa que un cliente ve de tu empresa no debería ser un cuaderno
Una tablet en el mostrador registra la llegada, avisa sola al anfitrión por correo o WhatsApp, y deja una bitácora que contesta quién entró, quién sigue adentro y quién no debía haber entrado. Con retención configurable y sin biometría.
- Cuaderno del mostrador que nadie vuelve a mirar
- Llamada del vigilante para avisar que llegó alguien
- Planilla de Excel de ingresos que se llena a mano
- Acuerdo de confidencialidad impreso en una carpeta
- Papelito con el nombre de quien dejó el paquete
Antes de la reunión, antes de la propuesta y antes del café, tu cliente pasa por el mostrador. Ahí decide, sin darse cuenta, si esta empresa tiene las cosas en orden — y lo que suele encontrar es una hoja donde escribir su nombre con una letra que nadie va a descifrar, y esperar de pie mientras alguien llama por teléfono a ver si lo esperan.
La primera impresión es lo primero, pero no es lo único. Ese mismo cuaderno tampoco contesta las tres preguntas que la empresa sí se hace: quién entró, quién sigue adentro y quién no debía haber entrado.
En Kreski la recepción es una tablet y una bitácora. El visitante se registra solo, el anfitrión recibe el aviso —por correo, por la bandeja o por WhatsApp— y la lista de quién no ha salido está siempre ahí, sin generar nada. Si tu operación lo pide, el visitante firma el acuerdo de confidencialidad o la inducción de seguridad antes de pasar.
Y como todo eso son datos personales de gente que no trabaja contigo, la conservación es una decisión explícita: pones el plazo, y al cumplirse se anonimiza solo —con los comentarios y los adjuntos incluidos— conservando lo que necesitas para la estadística.
Quién está adentro
Sede principal · sin salir todavía
Llegadas de hoy
- SO Sandra Olarte Visita · Ana Quintero Adentro
- HM Hernán Mejía Contratista · Planta 2 Adentro
- CP Camilo Pardo Entrevista · Talento Adentro
- ·· Llegada negada Pasó al mostrador Negada
- Para Marcela Ruiz Servientrega · 10:03
- Para Contabilidad Mensajero DIAN · 9:40
Con un plazo configurado, las visitas viejas se anonimizan solas — adjuntos incluidos.
Qué puedes hacer
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La tablet registra la llegada y avisa sola
El visitante elige a qué viene, escribe sus datos y teclea el correo de la persona que visita. El kiosco confirma el nombre antes de seguir y avisa al anfitrión. Nadie tiene que llamar a nadie por teléfono.
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Y el aviso llega por WhatsApp, no solo por correo
Con el conector de mensajería instalado, al anfitrión le suena el celular. Es la diferencia entre enterarse ahora y enterarse cuando vuelva a mirar la bandeja.
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«Quién está adentro» no se genera, es la lista
Quien entró y no ha salido está en una sola pantalla. Sirve de aforo, sirve para contestarle a un auditor, y es la lista de evacuación. No hay que pedir un informe ni exportar nada.
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Firma el acuerdo antes de entrar, no después
Con la firma electrónica instalada, el visitante firma en la tablet el acuerdo de confidencialidad o la inducción de seguridad, y sin esa firma no pasa. El documento queda con su visita, no en una carpeta del mostrador.
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Invita antes y la llegada es un toque
El anfitrión manda la invitación, el visitante recibe su enlace y al llegar el kiosco ya tiene sus datos puestos. Ese enlace no sirve dos veces y vence solo.
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Cada mostrador es su propio punto
Un punto de recepción por mostrador, y cada uno decide qué pregunta, qué tipos de llegada ofrece y a quién avisa. Visita, proveedor, contratista, entrevista y mensajería vienen de fábrica y se cambian sin tocar código.
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El enlace del kiosco se trata como una contraseña
Quien lo tenga abre el kiosco, así que solo lo lee el administrador — y no por menú, sino por campo: un usuario de recepción no puede leerlo ni consultando directamente. Si se pierde una tablet, se regenera y el anterior muere en el acto.
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A quien no debía entrar no se le anuncia
Si coincide con la lista de bloqueo, la visita queda negada y se avisa a los de guardia. Al visitante el kiosco le pide que se acerque al mostrador — nunca que está en una lista. Que la negativa quede registrada es parte del valor.
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La mensajería se registra aparte
Un paquete no entra ni sale: llega y lo recogen. Va por su propio camino, con aviso a quien lo espera. En una recepción con tráfico real suele ser la mitad de las llegadas.
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La pantalla se limpia sola entre visitantes
Tras unos segundos sin actividad el kiosco vuelve a la bienvenida, para que el siguiente no encuentre en pantalla los datos del anterior. Y al abrirse cierra la sesión que hubiera quedado abierta en la tablet.
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El tablero abre en lo que se pregunta al llegar
Quién está adentro, las llegadas del día y los paquetes por recoger, en la portada de la aplicación. Y con el asistente encendido, se le puede preguntar por las visitas en lenguaje normal.
Un cuaderno de visitas es un archivo de datos personales desde el primer renglón
El nombre, el correo, el teléfono y el número de documento de quien entra a tu oficina son datos personales de un tercero, y el cuaderno del mostrador los acumula para siempre sin que nadie lo decida. Aquí la conservación es una decisión que se toma y se ejecuta sola.
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El plazo lo pones tú, y de fábrica no purga
Viene en cero a propósito: el sistema no elige por ti un plazo cuya finalidad y jurisdicción no conoce. Se configura una vez, con tu área legal, y a partir de ahí corre solo.
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Anonimizar de verdad incluye el rastro
Al cumplirse el plazo se borran nombre, correo, teléfono, documento, foto y escarapela — y también los comentarios y los adjuntos de esa visita, que es donde los datos se quedan cuando alguien cree que ya los borró.
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La estadística sobrevive a la purga
Fecha, tipo, punto y duración se conservan. Puedes seguir sabiendo cuánta gente entra un martes sin guardar quién era.
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Cada quien ve lo suyo
Un empleado sin rol de recepción ve las visitas de las que es anfitrión y los paquetes que son para él, y nada más. Todo separado por compañía.
Y lo que deliberadamente no hace: no reconoce caras ni lee placas, y no escanea la cédula — guarda el número que se teclea, nunca la imagen. La biometría es dato sensible en Colombia, y guardar la foto de un documento sube el riesgo sin subir el valor. Tampoco abre puertas ni torniquetes: esto registra quién llegó, no controla el acceso físico.
Se conecta con el resto de tu negocio
Es la diferencia entre sumar otro programa y tener por fin todo en un solo lugar.
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Con tu talento
El anfitrión sale de tu propio directorio de empleados, así que no hay una segunda lista que mantener.
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Con la firma electrónica
El acuerdo o la inducción se firman en la tablet y quedan guardados con la visita.
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Con tus conversaciones
El aviso de llegada le llega al anfitrión por WhatsApp, además del correo.
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Con tus tableros
Quién está adentro, las llegadas del día y los paquetes pendientes, sin pedir un informe.
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