Guías para operar mejor tu negocio
Facturación electrónica, nómina y operación diaria, explicadas sin enredos por el equipo que ayuda a las PyMEs a tener todo en un solo lugar.
Shopify y factura electrónica en Colombia: el pedido que llega facturado
Una tienda en Shopify no emite factura válida ante la DIAN. Hoy eso se resuelve con una app intermedia, un programa contable y alguien que cuadra los dos. Qué pedirle a la integración para que cada pedido pagado llegue facturado sin tocarlo.
Cuadro de turnos rotativos: lo que la sábana de Excel no te dice
La sábana de turnos pintada a mano en Excel resuelve quién trabaja cada día, pero no se cruza con quién marcó ni llega sola a la nómina. Cuatro pruebas para pedirle a cualquier software de programación de turnos antes de cambiar la hoja.
Facturas en dólares: la TRM no se negocia, tu tasa con el cliente sí
Acordaste una tasa con tu cliente del exterior y la TRM de ese día era otra. Las dos son legítimas y no sirven para lo mismo: una manda en tus libros y la otra en tu negociación. Confundirlas es donde se pierde el margen sin que nadie lo note.
Software para talleres de latonería y pintura: lo que ya venía y lo que se reparó
En un taller de colisión el carro llega golpeado, se queda días y sale con media carrocería trabajada. La discusión de la entrega casi nunca es por la reparación: es por lo que el cliente dice que no tenía. Qué exigirle al software en la demo para que esa discusión se gane con un documento.
Software para importadores: cuánto te costó de verdad lo que trajiste
Un importador que distribuye fija sus precios sobre un costo que casi nunca es el real: el de la factura del proveedor, sin el flete, el seguro ni los aranceles, y a una TRM que ya cambió. Qué pedirle al software en la demo para que el costo y el margen salgan completos.
Si no hiciste la salvedad, la ley dice que te lo entregaron en buen estado
El cliente vuelve reclamando un rayón que ya traía, o el equipo que venía adentro y ya no está. El artículo 18 del Estatuto del Consumidor decide esas dos discusiones antes de que empiecen — y casi siempre en contra de quien prestó el servicio.
Videos de venta: cuándo ahorran una reunión y cuándo solo hacen ruido
Un video grabado una vez puede ahorrarle a tu equipo diez reuniones por semana, o puede ser un mensaje de tres minutos que nadie abre. La diferencia no está en la cámara ni en la edición: está en para qué se usa. Cuándo conviene, cuándo no y cómo grabar uno que se vea.
Software para talleres de motos: una moto no es un carro con menos casillas
Un taller de motos recibe más vehículos por día, con tickets más pequeños y clientes que necesitan la moto de vuelta para trabajar. Un programa pensado para carros con las casillas sobrantes en blanco no sirve. Qué pedirle en la demo, y qué preguntar antes de firmar.
Software para ferreterías mayoristas: diez mil referencias y un cupo que sí frena
Una ferretería mayorista compra por caja y vende por unidad, tiene miles de referencias parecidas, un precio distinto para cada tipo de cliente y contratistas que compran a crédito. Qué pedirle al software en la demo para que el inventario cuadre y la cartera no se coma el margen.
El cierre contable no es una lista de tareas. Es un orden.
La lista de qué cuadrar antes del 31 está en todas partes. Lo que casi nunca se dice es en qué orden hacerlo — y el orden es lo que decide si el cierre se hace una vez o dos.
Cómo saber si tu prospecto vio la propuesta, y qué hacer con lo que vio
Un PDF adjunto no te dice nada y una apertura de correo dice menos de lo que parece. Lo que sí se puede saber es cuánto vio de un video y qué partes repitió, y eso cambia la llamada de seguimiento. Cómo leer ese dato sin engañarte con él.
Software para talleres mecánicos: seis pruebas antes de comprar
Casi todo programa de taller hace órdenes de trabajo. La diferencia está en lo que pasa antes y después: cómo entra el carro, cómo se autoriza la reparación y cómo sale. Seis pruebas para hacerle al vendedor en la demo, y lo que conviene preguntar antes de firmar.
Software para distribuidoras de alimentos: la fecha que manda es la de la etiqueta
Una distribuidora de alimentos pierde plata por tres lados que ningún informe de ventas muestra: el lote que se vence en la bodega, el que sale antes que otro más viejo y el cliente al que se le despacha sin estar pagando. Qué pedirle al software en la demo para cerrar los tres.
El porcentaje que fijas en diciembre te gobierna hasta junio
Elegir entre el procedimiento 1 y el 2 de retención en la fuente sobre salarios toma cinco minutos. Lo difícil llega después: cuando alguien pregunta, tres años más tarde, con qué números salió ese porcentaje.
Congelar el sistema viejo es una decisión, no un descuido
Apagar el sistema anterior y dejarlo "por si acaso" no es conservar. Qué hay que preservar para que dentro de diez años esa máquina todavía abra, se lea y sirva ante quien pregunte.
Comisionas por vender. Por eso te venden a quien no paga.
El comercial cerró el mes, cobró su comisión, y noventa días después esa factura sigue sin pagarse. El incentivo funcionó exactamente como está diseñado. Qué cambia cuando la comisión nace del recaudo — y lo que hay que saber antes, porque en Colombia la comisión es salario.
Software para agencias de marketing: el agujero son los freelance
Una agencia entrega con gente que no está en nómina, y su costo casi nunca llega al cálculo del proyecto. Cómo se cierra ese agujero sin pagar una licencia por cada externo, y qué pedirle al vendedor que te muestre.
Software para bufetes de abogados: qué probar antes de firmar
Un bufete no vende proyectos: vende el tiempo de personas que valen distinto. Las cinco pruebas que conviene pedirle al vendedor en la demo, y el error que hace que el margen se vea perfecto cuando no lo es.
Software para consultoras: el alcance se consume antes de que lo notes
Una consultora le vende varios servicios distintos al mismo cliente, cada uno a su tarifa. Cómo se configura eso, cómo sale la factura, y por qué el sistema no te va a avisar cuando te comiste las horas que vendiste.
Software para estudios de arquitectura: lo que sí ves venir
Un estudio lleva varios proyectos largos a la vez, y el problema no es cómo factura sino qué ve venir y en qué orden. Qué resuelven los hitos y las dependencias, y por qué la planificación por recursos no existe.
La DIAN te validó la factura. Eso todavía no es haberla expedido.
Tiene CUFE, la DIAN la aceptó y el contador duerme tranquilo. Pero la norma dice que una factura electrónica solo se entiende expedida cuando además se entrega al adquirente — y mandar el PDF por correo no es entregarla.
El conteo de fin de año se pierde el lunes que alguien lo digita
La bodega cuenta el sábado con planillas impresas y el lunes alguien pasa las cifras al sistema. Entre las dos cosas se va la mitad de la exactitud — y con ella, la posibilidad de deducir el faltante. Qué hay que cambiar para que el conteo sirva.
Cuándo dejar de venderle a un cliente que no te paga
El comercial cerró la venta, la bodega despachó y el cliente debía hace setenta días. Nadie mintió: el sistema avisó con un letrero amarillo y confirmó igual. Por qué un aviso no es un control, y qué hay que medir para que un bloqueo dure más de una semana.
Doce mil licitaciones al mes, y tres de cada cuatro caben en una PyME
Cada mes el Estado colombiano abre más de doce mil procesos que reciben ofertas, y la mitad no llega a 180 millones de pesos. El problema no es que no haya: es que encontrarlos cuesta más de lo que valen.
Por qué muere la comunicación interna (y qué la mantiene viva)
El grupo de WhatsApp se llenó de memes, los correos masivos no se abren y el tablero de corcho tiene un aviso de hace ocho meses. Qué falla en cada uno y qué hace distinta a una cartelera que se alimenta sola.
Mesa de ayuda: cuándo el correo deja de alcanzar
Señales de que soporte@tuempresa.com se quedó corto, qué resuelve una mesa de ayuda de verdad y por qué un SLA que cuenta horas corridas te hace incumplir todos los lunes.
Liquidación de contrato laboral: qué se paga y en qué orden
Cesantías, intereses, prima, vacaciones e indemnización cuando termina un contrato en Colombia. Qué entra en cada concepto, cómo se prorratea y por qué pagar tarde sale tan caro.
Eventos RADIAN: el acuse que decide si tu gasto es deducible
Una factura de compra sin acuse de recibo y sin recibo del bien puede costarte la deducción del gasto. Qué son los eventos 030, 031, 032 y 033, en cuántos días hay que emitirlos y qué pasa si se vencen.
Cómo dejar un ERP heredado sin perder tu historia contable
El miedo a perder el histórico detiene más migraciones que el precio. La jugada de dos piezas: congelar el sistema viejo para consulta —la ley lo permite— y arrancar el nuevo con saldos iniciales. Qué cruza, qué se queda y cuándo cortar.
Fin de soporte de Siesa 8.5: no se apaga, se congela
Siesa fijó el fin de vida funcional de Siesa 8.5 para el 31 de diciembre de 2026. Qué deja de funcionar, por qué el riesgo real es normativo y las tres salidas que tiene una empresa que hoy opera en 8.5.
Jornada de 42 horas: qué cambió y cómo demostrar que cumples
Desde el 15 de julio de 2026 la jornada máxima en Colombia es de 42 horas semanales. Qué pasa con el valor de la hora, los recargos vigentes y con qué evidencia demuestras que tu empresa cumple.
WhatsApp multiagente: atender en equipo sin perder el historial
Cómo atender el WhatsApp de tu empresa con varias personas a la vez, con el historial en la empresa y no en el celular de alguien. Qué es la ventana de 24 horas y qué revisar.
Resolución de numeración DIAN: qué es y por qué puede dejarte sin facturar
La resolución de numeración autoriza el rango de tus facturas y tiene vencimiento. Cómo funciona, cómo saber cuánto te queda y cómo evitar que pare tu facturación.
Prima de servicios: cuándo se paga, cómo se calcula y qué no olvidar
Fechas límite de la prima en Colombia, la fórmula con ejemplo en pesos, qué entra en la base (el auxilio de transporte sí) y los errores que más reclamos generan.
PILA: qué es, quién la paga y cómo generarla sin errores
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes explicada sin jerga: qué incluye, cómo funcionan los operadores, las novedades y los errores que generan mora y sanciones.
Facturación electrónica en Colombia: cómo funciona de verdad
Qué pasa entre que haces la factura y la DIAN la valida: CUFE, resolución de numeración, notas crédito y los errores que detienen la facturación de una PyME.
Cómo liquidar la nómina en Colombia: la guía sin misterio
Devengos, deducciones, aportes, provisiones, PILA y nómina electrónica: el orden correcto para liquidar la nómina de tu empresa y los errores que más plata cuestan.
7 preguntas para elegir software contable (que casi nadie hace)
Antes de elegir el software contable de tu PyME, haz estas 7 preguntas: numeración, nómina integrada, eje de cobro, conciliación y la lista de lo que NO hace.
Cómo cobrar por PSE y Nequi sin perseguir comprobantes
Poner el botón de pago en la factura cambia el cobro completo: el cliente paga con PSE, Nequi o tarjeta y el pago queda conciliado solo. Qué necesitas y qué revisar.
Por qué tu negocio necesita estar en un solo lugar
La mayoría de las PyMEs pagan 5, 6 o 7 herramientas que no se hablan entre sí. Cuánto cuesta de verdad ese archipiélago y qué cambia cuando todo vive conectado.
Control de inventario en tiempo real: ventas y compras conectadas
Si mueves productos, tu inventario, tus ventas y tus compras tienen que hablar entre sí. Cómo tener una sola cifra de stock confiable, y el error de los dos inventarios.
Cómo saber si tus proyectos son rentables (y no solo si están ocupados)
Vender tiempo sin medir la rentabilidad de cada proyecto es trabajar a ciegas. Cómo pasar de horas anotadas «después» a un dato firme que sí se puede facturar.
Control de asistencia con geolocalización para equipos en terreno
Cómo controlar asistencia y trabajo cuando tu equipo está en obras, rutas o sedes: marcaje con foto, zonas autorizadas por sede y qué dice la constancia (sin bloquear a nadie).
Tu PyME creció y sigue viviendo en Excel: cómo salir del caos
Cuando la empresa crece pero las herramientas no, todo se vuelve archivos sueltos y chats perdidos. Las señales de que Excel te quedó chico y cómo salir por fases, sin drama.