Shopify y factura electrónica en Colombia: el pedido que llega facturado

Una tienda en Shopify no emite factura electrónica válida ante la DIAN: registra el pedido y el cobro, y ahí se detiene. La factura la tiene que hacer otro sistema. Lo que decide si eso es trabajo o no es cómo llega el pedido a ese sistema: digitado, exportado en un archivo, o solo, con el comprador, los productos y el IVA que cobró la tienda.

Hoy la mayoría de comercios lo resuelven con tres piezas: la tienda, una app intermedia que copia los pedidos, y un programa contable que factura. Y una cuarta que nadie presupuesta: la persona que cuadra las tres cada vez que un pedido no pasó, pasó dos veces o pasó sin el documento del comprador.

¿El pedido pagado llega facturado sin tocarlo?

Es la prueba que define todo. Pide en la demo que hagan una compra de prueba en la tienda y mira qué aparece del otro lado: una venta confirmada y su factura publicada, sin que nadie pulse nada. Si para facturar hay que abrir el pedido, revisarlo y darle a un botón, lo que tienes es una digitación más rápida, no una integración.

Y pregunta dos cosas que una compra de prueba no muestra:

• ¿Qué pasa si Shopify reintenta el aviso? Shopify puede mandar el mismo pedido más de una vez. Si la integración no lo reconoce, factura dos veces.
• ¿Qué pasa con el producto que no casa? Un artículo cuya referencia no existe en el sistema no debería frenar la factura ni entrar callado: debería entrar con su nombre y su precio, y quedar marcado para revisar.

¿La factura sale con el IVA que cobró la tienda?

Muchas tiendas muestran los precios con IVA incluido. La factura tiene que separar la base y el impuesto, y hacerlo con la tasa que cobró Shopify, no con la que el sistema adivine. Pregunta qué pasa si una tasa no tiene equivalente en tu contabilidad. La respuesta sana es que el pedido quede en error, con el motivo escrito, y no que se facture sin el IVA que ya le cobraste al cliente.

Y pide ver un pedido cuya factura no suma lo mismo que cobró la tienda. Si nadie se entera, la diferencia aparece en el cierre del mes.

¿A nombre de quién sale la factura?

Shopify no pide el documento del comprador en el pago. Ahí se rompen casi todas las integraciones. Hay tres casos y conviene verlos los tres:

Comprador	Cómo debería salir la factura
Deja su cédula	A su nombre, con tipo de documento CC
Es una empresa y deja su NIT	A su nombre, con tipo NIT y su dígito de verificación, aunque lo haya escrito sin él
Compra como invitado, sin documento	Al consumidor final, con el número 222222222222

Pregunta de dónde se lee el documento —un campo del carrito, el de empresa de la dirección de facturación— y si el sistema busca al tercero con y sin el dígito de verificación antes de crearlo. Si no, el mismo cliente queda repetido cada vez que escribe su NIT distinto.

¿El reembolso sale como nota crédito contra su factura?

Una factura validada no se borra: se corrige con una nota crédito, como contamos en cómo funciona la facturación electrónica. Pide en la demo un reembolso parcial desde Shopify y mira tres cosas: que la nota crédito quede ligada a la factura del pedido, que cada artículo se acredite al precio y con los impuestos de su línea, y que el envío devuelto se acredite contra la línea de envío.

Y que lleve su concepto de corrección: devolución parcial cuando se devuelve una parte, y anulación cuando se acredita la factura entera.

¿Qué pasa con la contraentrega?

En un pedido contraentrega Shopify no lo da por pagado hasta que el mensajero cobra. Pregunta qué hace la integración mientras tanto. Lo que no puede pasar es que ese pedido desaparezca: tiene que quedar a la vista, esperando el pago, y facturarse cuando el pago llegue.

Cuándo se factura la contraentrega —al despachar o al cobrar— es una decisión para tu contador, no para el vendedor del software. Pregunta cuál toma el sistema y si la puedes discutir antes de arrancar.

¿Y el pedido cuyo aviso nunca llegó?

Shopify avisa de cada pedido, y reintenta si nadie contesta. Pero si los reintentos fallan, da el aviso por perdido. Si la integración solo vive de esos avisos, ese pedido no se factura nunca, y nadie lo sabe hasta que el cliente pide su factura.

Pregunta si hay un barrido diario: que el sistema le pida a Shopify los pedidos de los últimos días y meta los que no llegaron, marcados como rescatados. Y pide ver la lista de lo que está sin facturar, con su motivo: es la pantalla que vas a mirar cada mañana.

El error que más cuesta

Descubrir en el cierre que la tienda vendió más de lo que se facturó. Pasa sin que nadie se equivoque: un aviso que no llegó, un pedido contraentrega que se cobró y nadie marcó, un reembolso que se devolvió en Shopify y nunca se acreditó. Cada uno es un pedido; juntos son el IVA de un mes que no cuadra con la plata que entró, y alguien reconstruyendo pedido por pedido contra el panel de Shopify.

Lo que lo evita no es más cuidado, es que lo que falta se vea solo: una lista de pedidos sin facturar, con el motivo de cada uno, y un barrido que recoja lo que el aviso dejó por fuera.

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En Kreski cada pedido pagado de Shopify entra como venta confirmada con su factura publicada, que sale hacia la DIAN como cualquier otra; el comprador queda con su tipo de documento, el invitado se factura al consumidor final, la contraentrega espera el pago, y cada reembolso es una nota crédito contra su factura. Un barrido diario recoge los pedidos cuyo aviso se perdió. Lo que hoy no hace, dicho antes de la demo: el inventario no vuelve a Shopify (las existencias de la tienda se ajustan allá), no concilia lo que pagan las pasarelas, el barrido recoge pedidos pero no reembolsos perdidos, y no es una app que se instale desde la tienda de Shopify: se conecta en la implementación, con una app propia de tu comercio. Y un punto para tu contador: si devuelves plata sin que te devuelvan la mercancía, Shopify no lo distingue y la nota sale como devolución. Está contado en sitio web y tienda en línea.