Software para importadores: cuánto te costó de verdad lo que trajiste
Un software para un importador que distribuye se juzga por una sola pregunta: cuánto te costó de verdad cada producto que trajiste. No el precio de la factura del proveedor, sino ese precio más el flete, el seguro, los aranceles y el agenciamiento, a la tasa de cambio que se usó de verdad. Sobre esa cifra se fija el precio de venta, y si está mal, todo el margen está mal.
La cadena de un importador que distribuye tiene un tramo que el distribuidor local no tiene: comprar en dólares, esperar semanas, nacionalizar y sumar. Cuando la mercancía por fin entra a la bodega, ya pasaron dos o tres facturas de terceros y la TRM se movió varias veces.
¿El costo del producto incluye el flete?
Es la prueba que define todo. Pide en la demo una recepción de mercancía importada con su factura del proveedor en dólares, y después súmale una factura de flete y otra de aranceles. Mira el costo unitario de cada producto antes y después. Si no cambia, el sistema está valorando tu inventario por debajo de lo que te costó, y cada venta muestra un margen que no existe.
Y pregunta cómo se reparte cada gasto entre productos distintos del mismo contenedor: por peso, por volumen, por valor, por cantidad o por partes iguales. El flete se cobra por peso o por espacio; el seguro, por valor. Repartir todo por partes iguales encarece los tornillos y abarata los motores.
¿Qué TRM usó, y dónde quedó la diferencia?
Pide ver una factura de proveedor en dólares y pregunta tres cosas:
- ¿De dónde sale la tasa? Si la trae sola de la fuente oficial, nadie la digita mal. Si alguien la copia cada mañana, algún día la copia mal.
- ¿Se puede usar una tasa pactada? Muchos importadores negocian una tasa con su proveedor o su banco. El sistema tiene que dejar usarla, y dejar escrito que se usó esa y no la oficial.
- ¿Qué pasa al pagar? Entre la factura y el pago la TRM cambia. Esa diferencia es diferencia en cambio, y tiene que quedar contabilizada sola al conciliar el pago, no en un ajuste que alguien hace a fin de mes.
Si además facturas en dólares a tus clientes, lo contamos en facturar en dólares: TRM y tasa pactada.
¿Qué pasa si la mercancía llega mal?
Un contenedor puede traer producto dañado, fuera de especificación o con la etiqueta equivocada. Pregunta qué impide venderlo mientras alguien lo revisa. La respuesta sana es que el lote quede fuera de cualquier reserva —no se despacha ni se consume— aunque la recepción ya esté registrada y la factura del proveedor siga su curso.
¿Se repone a tiempo lo que tarda semanas en llegar?
Un producto importado no se repone en dos días. Pide ver las reglas de reposición por bodega —mínimo y máximo— y pregunta cómo se tiene en cuenta el tiempo que tarda el proveedor en entregar. Si la regla se dispara cuando ya no hay, el quiebre es de seis semanas.
¿El margen de cada venta sale con el costo completo?
La prueba final junta todo lo anterior. Pide que te muestren el margen de una venta de un producto importado, y pregunta sobre qué costo se calcula. Si sale del costo con flete, aranceles y la TRM que se usó de verdad, el margen es el tuyo. Si sale del precio del proveedor, es un número optimista que se desinfla en el cierre del mes.
Y pregunta si el margen se ve por producto en un tablero o solo en un informe que alguien arma a fin de mes: es donde se ve qué línea importada deja plata y cuál solo mueve volumen.
Lo que conviene preguntar antes de firmar
| Pregunta | Por qué importa a un importador |
|---|---|
| ¿Sigue el embarque en tránsito, contenedor por contenedor? | Es lo que le dice al vendedor qué puede prometer |
| ¿Lleva la declaración de importación y sus tributos aduaneros? | Algunos sistemas la integran con el agente de aduanas |
| ¿Hace conciliación de tres vías: orden, recepción y factura? | Con proveedores del exterior, la diferencia aparece tarde |
| ¿Pronostica la demanda para decidir cuánto importar? | Con semanas de espera, pedir a ojo sale caro |
El error que más cuesta
Fijar el precio de venta sobre el costo de la factura del proveedor. Es el número que está a mano el día que llega la mercancía; el flete y los aranceles llegan después, en otras facturas, cuando el producto ya se está vendiendo. Durante semanas se vende con un margen que no existe, y cuando el costo real aparece, ya se despachó medio contenedor.
Los costos en destino se registran contra la recepción, y el costo del producto se actualiza antes de que el precio de venta se decida, no después.
En Kreski los costos en destino vienen incluidos y se reparten por peso, volumen, valor, cantidad o partes iguales; la TRM oficial se actualiza sola, la tasa pactada queda con su rastro, y la diferencia en cambio se contabiliza al conciliar el pago. Lo que hoy no hace, dicho antes de la demo: no sigue el embarque en tránsito ni la declaración de importación, no hace conciliación de tres vías y no pronostica la demanda. Está contado en inventario y compras, en contabilidad y en distribución y mayoreo.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los costos en destino?
Todo lo que hay que sumarle al precio del proveedor para que la mercancía llegue a tu bodega: flete internacional y local, seguro, aranceles, agenciamiento y bodegaje en puerto. Si no se suman al costo de cada producto, el inventario queda valorado por debajo de lo que costó y el margen de cada venta sale inflado.
¿Cómo se reparte un flete entre productos distintos?
Depende de qué lo causa. Un flete que se cobra por peso se reparte por peso; uno que se cobra por espacio, por volumen; un seguro, casi siempre por valor. Un buen sistema deja elegir el criterio en cada gasto, porque repartir todo por partes iguales encarece lo liviano y abarata lo pesado.
¿Qué TRM se usa para registrar la factura del proveedor?
La del día de la factura, salvo que hayas pactado una tasa con ese proveedor. Lo importante es que después se sepa cuál se usó, y que al pagar la diferencia entre la tasa de la factura y la del pago quede contabilizada como diferencia en cambio, en vez de perderse en un ajuste manual.
¿Los costos en destino son una función de pago?
En muchos sistemas se asume que sí, y no siempre es así. En Kreski vienen incluidos: se registran sobre la recepción de la mercancía y se reparten al costo de cada producto por el criterio que elijas. Pídele a cualquier vendedor que te muestre el costo unitario antes y después de sumar el flete.
¿El sistema sigue la importación mientras viene en camino?
Pregúntalo en la demo, porque muchos no lo hacen. Kreski hoy no lleva el seguimiento del embarque en tránsito ni de la declaración de importación: la mercancía entra al sistema cuando se recibe en tu bodega, con sus costos en destino. Si necesitas ver qué viene en cada contenedor y en qué puerto está, hay que verlo antes de comprar.
Ponlo en práctica en tu negocio
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