Facturas en dólares: la TRM no se negocia, tu tasa con el cliente sí

Exportas. Acordaste una tasa con tu cliente del exterior, la factura sale, y la TRM de ese día era otra.

¿Cuál de las dos es «la buena»?

Las dos. Y no sirven para lo mismo — confundirlas es donde se pierde el margen de una exportación sin que nadie lo note.

Una manda en los libros

El artículo 288 del Estatuto Tributario es claro: los ingresos, costos, deducciones, activos y pasivos en moneda extranjera se miden, en su reconocimiento inicial, a la tasa representativa del mercado.

Eso no es negociable ni depende del acuerdo con el cliente. La TRM de la fecha de la operación es la que entra a la contabilidad, y es sobre esa medición que después se calcula todo lo demás.

Vale la pena saber además cómo se forma esa cifra: la certifica la Superintendencia Financiera con el promedio ponderado de las operaciones de compra y venta de dólares del día anterior. La TRM que rige hoy se construyó ayer. No es el mercado del momento en que estás facturando, y por eso casi nunca coincide con lo que tu cliente y tú acordaron.

Y la otra manda en la negociación

La tasa pactada es un acuerdo comercial legítimo y muy común: define cuántos pesos vas a recibir, que es lo que le interesa a tesorería. Con un cliente grande o un contrato de largo plazo, es la única forma de que las dos partes sepan a qué atenerse.

El problema no es pactar. El problema es pactar sin medir.

Porque si la tasa acordada no se guarda junto a la oficial del día, a fin de año nadie puede responder la única pregunta que importa: ¿cuánto nos costaron en total las tasas que negociamos? Se sabe que hubo una diferencia. No se sabe cuánta, ni con qué clientes, ni si compensó el volumen que trajo el acuerdo.

Es el tipo de costo que no aparece en ninguna línea del estado de resultados y que aun así se pagó.

La diferencia en cambio no es un error

Aquí hay un malentendido que vale la pena deshacer, porque lleva a esconder información.

Entre que reconoces la operación y que la cobras pasa tiempo, y en ese tiempo la tasa se mueve. Esa diferencia —calculada entre la tasa del reconocimiento inicial y la del momento del pago o la liquidación— es un resultado real de operar en otra moneda. No es un descuadre ni algo que haya que corregir.

De ahí sale una consecuencia práctica que a veces se pasa por alto: si al registrar el pago se aplica también la tasa pactada, la diferencia en cambio simplemente no aparece. Los números cuadran perfectos y el efecto real de haber cobrado tres meses después se vuelve invisible.

Cuadrar escondiendo no es cuadrar.

Lo que debería quedar guardado

De cada operación en divisa, tres datos:

• qué tasa se aplicó;
• de dónde salió — la oficial, una pactada con ese tercero, o una escrita a mano;
• cuánto se separó de la oficial de ese día.

Con los dos primeros se reconstruye el cálculo cuando alguien pregunte. Con el tercero se responde la pregunta de fin de año, que es la que decide si el acuerdo valió la pena.

Y una regla que conviene fijar desde el principio: lo que alguien corrigió a mano no debería pisarse solo. Si una actualización automática de tasas sobrescribe una corrección hecha por el contador, la corrección deja de tener sentido — y nadie se entera hasta que el cierre no cuadra.

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En Kreski la tasa oficial se actualiza sola desde la fuente del país, las pactadas se configuran por tercero y se proponen en su factura, y cada documento guarda cuál usó y cuánto se separó de la oficial. Lo escrito a mano no se pisa nunca. Está contado en contabilidad y facturación electrónica.

Facturar en otra moneda no cambia el resto del proceso: la validación, la entrega y la conservación son las mismas, y están en cómo funciona la facturación electrónica en Colombia.