Eventos RADIAN: el acuse que decide si tu gasto es deducible

Hay una obligación de facturación electrónica que casi nadie mira, y no es la de emitir: es la de responder las facturas que te llegan. Cada factura de compra tiene un ciclo de eventos —acuse de recibo, recibo del bien, aceptación o reclamo— que la DIAN registra en RADIAN. Si ese ciclo queda incompleto, pasan dos cosas malas a la vez: la factura se da por aceptada sin que nadie la haya revisado, y el gasto queda expuesto a que se lo rechacen como deducible.

Lo incómodo del asunto es que la obligación es del que compra. Emitir bien tus facturas no te protege de nada aquí.

¿Qué es RADIAN, en dos frases?

RADIAN es el registro donde queda escrito qué pasó con cada factura electrónica después de emitida. El vendedor la emite y ahí termina su parte; el comprador es quien debe informar que la recibió, que recibió lo que compró, y si la acepta o la reclama. Cada una de esas respuestas es un «evento», viaja a la DIAN como un documento firmado, y queda registrada con fecha.

Dicho de otro modo: la factura electrónica dejó de ser un papel que llega y se archiva. Es una conversación con plazos.

Los cuatro eventos, y qué significa cada uno

Código	Evento	Qué está diciendo
030	Acuse de recibo de la factura	«Me llegó el documento». No dice nada sobre la mercancía ni sobre si estás de acuerdo.
031	Reclamo o rechazo	«Algo está mal»: llegó incompleto, el precio no es el pactado, el servicio no se prestó.
032	Recibo del bien o servicio	«Recibí lo que compré». Es el que arranca el reloj de la aceptación tácita.
033	Aceptación expresa	«Está correcta, la doy por buena». Cierra el ciclo.
034	Aceptación tácita	No lo emites tú: lo registra el proveedor cuando pasan los plazos y no reclamaste.

Los dos que más se olvidan son el 030 y el 032, y son justamente los que la norma mira para la deducibilidad. El 033 es opcional en la práctica: si no reclamas, la aceptación llega igual, solo que por la vía tácita y sin que tú hayas decidido nada.

Los plazos, que son en días hábiles

Tres días hábiles desde el recibo del bien o servicio. Si en ese lapso no hay reclamo, opera la aceptación tácita —artículo 774 del Código de Comercio y Decreto 1154 de 2020— y la factura queda aceptada de pleno derecho.

Que sean días hábiles no es un detalle. Una factura cuyo bien se recibe un jueves antes de un puente vence en un día distinto que una recibida un lunes cualquiera, y Colombia tiene dieciocho festivos al año. Contar eso a mano, sobre decenas de facturas de proveedores, es exactamente el tipo de tarea que nadie hace bien dos meses seguidos.

Qué te cuesta de verdad no emitirlos

Son dos riesgos distintos y conviene no mezclarlos:

Frente al proveedor: pierdes el derecho a reclamar. Pasados los tres días hábiles, la factura está aceptada. Si el pedido llegó incompleto o el precio no era el pactado, ya no tienes el camino fácil: quedas discutiendo un documento que la DIAN registra como aceptado por ti.

Frente a la DIAN: el gasto queda en el aire. La norma vincula la deducción del gasto a que el ciclo de eventos esté completo. Una factura sin acuse y sin recibo del bien es un soporte débil, y lo descubres tarde: no cuando llega la factura, sino cuando te revisan la declaración de renta y toca defender la deducción sin la cadena de eventos que la respalda.

Y como la aceptación tácita la registra el emisor, tu proveedor tiene todos los incentivos para hacerlo. La factura avanza sola aunque en tu empresa nadie la haya tocado.

El error que más cuesta

El error caro no es dejar de emitir un evento. Es creer que se están emitiendo.

Pasa así: alguien de contabilidad revisa las facturas de proveedores una vez por semana, los jueves. Suena razonable. Pero el plazo corre en días hábiles desde el recibo del bien, no desde el jueves: una entrega del viernes vence el miércoles, y para cuando llega la revisión semanal ya hay facturas aceptadas tácitamente. Nadie se entera, porque no pasa nada visible cuando el plazo se vence — no hay un error en pantalla, no rebota nada. La factura simplemente cambia de estado en un registro que nadie está mirando.

El costo aparece meses después, en dos formas: una nota crédito que el proveedor ya no tiene obligación de hacerte, y una deducción que toca sustentar sin soporte.

Cómo se resuelve sin vigilar un calendario a mano

Esto no se arregla con disciplina, se arregla con que el sistema lleve la cuenta. En concreto, tres cosas:

1. Que las facturas de proveedores lleguen solas a una bandeja de documentos entrantes, sin que nadie las baje del correo y las suba a mano.
2. Que cada evento se emita desde ahí, como documento firmado y transmitido a la DIAN, sin salir a otro portal a repetir el trabajo.
3. Que alguien vigile el vencimiento —el sistema, no una persona— contando días hábiles con el calendario de festivos colombianos, y avise antes de que el plazo pase.

En Kreski los cuatro eventos se emiten desde la misma bandeja donde llega la factura, y hay una tarea automática que revisa los vencimientos y crea una alerta sobre los documentos en riesgo: los que llevan demasiado sin acuse, o con acuse pero sin recibo del bien. La alerta llega antes del problema, que es la única forma de que sirva.

Es el mismo principio que aplicamos con la resolución de numeración: el dato que puede pararte la operación no debería tener que ir a buscarlo nadie.

Si quieres ver cómo queda la bandeja de documentos entrantes con los eventos y sus plazos, está en contabilidad y facturación electrónica.

Los eventos son la parte de atrás del proceso. La de adelante —quién valida, en qué momento y qué llega a ser una factura— está en cómo funciona la facturación electrónica en Colombia.