PILA: qué es, quién la paga y cómo generarla sin errores

La PILA es el peaje mensual de tener empleados en Colombia: un solo pago que reparte la seguridad social y los parafiscales — salud, pensión, ARL, caja de compensación, SENA e ICBF — entre todas las entidades. Suena simple, y el concepto lo es. Lo que no perdona son los detalles: el IBC, las novedades y las fechas.

Cómo funciona, en corto

Cada mes, tu empresa le dice al sistema de seguridad social cuánto ganó cada empleado (el IBC), qué le pasó (las novedades) y cuánto aporta cada quien. Eso se consolida en la planilla, se paga a través de un operador de información — SOI, Aportes en Línea, Mi Planilla, entre otros — y el operador reparte la plata a cada EPS, fondo, ARL y caja.

El plazo de pago depende de los últimos dígitos del NIT. No es una fecha única nacional: cada empresa tiene la suya, todos los meses.

Las dos formas de llenarla (y por qué importa)

A mano en el portal del operador. Funciona con tres empleados. Con quince, cada mes es una tarde de digitación — y cada digitación, una oportunidad de error que descuadra el aporte contra la nómina que realmente liquidaste.

Con un archivo plano desde tu software de nómina. La planilla sale del mismo cálculo con el que liquidaste, en el formato de posiciones fijas que definió la norma (Resolución 2388 de 2016), y se carga al operador de una vez. En la nómina de Kreski, el archivo se genera validando empleado por empleado antes de crearlo — y si algo falta, te dice de quién y qué campo, en vez de dejar que el operador rechace la planilla completa el día del vencimiento.

Las novedades: donde se esconde el error

La planilla no es solo «salario × porcentaje». Cada mes hay que marcar lo que pasó:

• Ingreso y retiro (con su fecha exacta, para prorratear).
• Incapacidades — cambian quién paga qué días.
• Vacaciones y licencias.
• Variaciones de salario — suben o bajan el IBC.

Una novedad sin reportar no es un detalle cosmético: es un aporte mal calculado, que tarde o temprano aparece — en una glosa de la EPS, en una fiscalización de la UGPP o en la pensión futura del empleado.

Los errores que más cuestan

1. El IBC mal calculado. Es la base de todo: si está mal, salud, pensión, ARL y parafiscales quedan mal a la vez.
2. Pagar tarde. Intereses de mora automáticos y, peor, empleados que llegan a la EPS y aparecen inactivos.
3. Novedades sin marcar — el retiro que se siguió pagando, la incapacidad que pagaste completa cuando no te correspondía.
4. Empleado sin afiliar. La PILA paga aportes de afiliaciones que ya existen; si alguien entró y nadie lo afilió a EPS, fondo y ARL, la planilla no lo arregla.
5. La planilla que no cuadra con la nómina. Si liquidas en un lado y digitas la PILA en otro, la pregunta no es si se van a descuadrar — es cuándo.

La regla de oro

La PILA debería salir de tu nómina, no calcularse aparte. Todo lo demás — el operador que uses, el día que pagues — son logística. Cuando la planilla es el subproducto automático de la liquidación, con las novedades ya marcadas y el archivo validado antes de generarse, el cierre de mes deja de ser un pulso con el portal del operador y pasa a ser lo que siempre debió ser: un clic con revisión.

¿Quieres ver cómo se ve eso en la práctica, con tu propia nómina? Así funciona en Kreski — y si estás armando el cuadro completo, empieza por la guía de cómo liquidar la nómina.