Cómo liquidar la nómina en Colombia: la guía sin misterio

Liquidar nómina en Colombia es sumar bien cuatro grupos de conceptos, en orden, sin saltarse ninguno: lo que el empleado devenga, lo que se le deduce, lo que el empleador aporta y lo que se provisiona. Después viene pagar la seguridad social (PILA) y reportar a la DIAN (nómina electrónica). Eso es todo el mapa — el misterio está en los detalles de cada paso.

Paso 1: los devengos — lo que el empleado gana

• Salario del periodo, incluyendo comisiones y bonificaciones que constituyen salario (las comisiones sí son salario, aunque a veces se liquiden aparte).
• Horas extra y recargos nocturnos, dominicales y festivos, según la jornada.
• Auxilio de transporte, para quienes ganan hasta dos salarios mínimos. Detalle que cuesta plata olvidar: el auxilio entra en la base de prima y cesantías, aunque no cotice a seguridad social.

Paso 2: las deducciones — lo que se le descuenta

Concepto	A cargo del empleado
Salud	4 %
Pensión	4 %
Retención en la fuente	Según depuración, si su ingreso supera los umbrales
Libranzas y otros autorizados	Lo pactado

La retención de asalariados tiene su propia ciencia (la depuración del artículo 388, los topes anuales, el procedimiento 1 y 2) — da para una guía aparte. Lo esencial: no se calcula «a ojo» ni con la tabla del año pasado.

Paso 3: los aportes del empleador

Concepto	A cargo del empleador
Pensión	12 %
Salud	8,5 % — con exoneración para muchos empleadores*
ARL	Según la clase de riesgo de la actividad
Caja de compensación	4 %
SENA e ICBF	2 % y 3 % — con la misma exoneración*

* La ley exonera de salud, SENA e ICBF a buena parte de los empleadores por los trabajadores que ganan menos de diez salarios mínimos. Aplicarla mal — en cualquiera de las dos direcciones — es de los hallazgos favoritos de la UGPP. Confírmalo para tu caso con tu contador.

Paso 4: las provisiones — la plata que ya debes aunque no la hayas pagado

Cada mes trabajado genera derechos que se pagan después. Si no los provisionas, el estado de resultados miente y la prima de diciembre «sorprende»:

Provisión	Porcentaje mensual aproximado
Prima de servicios	8,33 %
Cesantías	8,33 %
Intereses sobre cesantías	1 %
Vacaciones	4,17 %

Paso 5: PILA — pagar la seguridad social

Todo lo anterior se materializa en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, que se paga cada mes a través de un operador. Tiene su propia guía: qué es la PILA y cómo generarla sin errores.

Paso 6: nómina electrónica — reportar a la DIAN

Desde hace unos años, la nómina además se reporta mes a mes a la DIAN como documento electrónico, con consecutivo y validación, empleado por empleado. No es opcional y no es lo mismo que liquidar: es la foto oficial de lo que liquidaste.

Los errores que más cuestan

• No prorratear cuando alguien entra o sale a mitad de mes.
• Olvidar el auxilio de transporte en la base de prima y cesantías.
• El IBC mal calculado — se propaga a todos los aportes a la vez.
• Pagar la PILA tarde: intereses de mora y, peor, empleados con la salud inactiva.
• Liquidar en Excel y contabilizar a mano: dos fuentes de verdad que jamás cuadran, y ninguna respuesta cuando alguien pregunta «¿por qué me descontaron esto?».

Los tramos que tienen regla propia

La liquidación mensual es el esqueleto. Encima hay momentos con norma propia, y cada uno está contado aparte:

• Cada semestre, la prima de servicios: las fechas límite, la fórmula con ejemplo en pesos y qué entra en la base — el auxilio de transporte sí.
• Cuando alguien se va, la liquidación del contrato laboral: cesantías, intereses, prima, vacaciones e indemnización, cómo se prorratea cada una y por qué pagar tarde sale tan caro.
• Cada semana, la jornada de 42 horas: qué cambió desde julio de 2026 con el valor de la hora y los recargos, y con qué evidencia se demuestra que cumples.
• Cada mes, la PILA: qué incluye la planilla, cómo funcionan los operadores y los errores que terminan en mora.

La vara con la que medir un software de nómina

Que el contador pueda leer cada regla — de dónde salió cada número, con su norma — sin llamar a soporte. Que lo normativo se actualice como dato con vigencia, no como promesa de actualización. Y que el mes termine contabilizado sin digitar el asiento. Así funciona la nómina de Kreski: cada fórmula visible con su fundamento legal, PILA en archivo plano para tu operador, y nómina electrónica DIAN — todo dentro del mismo sistema donde ya viven tu contabilidad y tu equipo.