Liquidación de contrato laboral: qué se paga y en qué orden

Cuando termina un contrato hay que pagar cinco cosas y, si el despido fue sin justa causa, una sexta. Salario pendiente, cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y vacaciones compensadas se pagan siempre, sin importar quién terminó el contrato ni por qué. La indemnización solo aparece cuando la empresa despide sin justa causa.

Lo que hace difícil una liquidación no es la lista. Es que cada concepto se prorratea sobre un período distinto, y que pagar tarde tiene un costo que crece solo.

Los conceptos que se pagan siempre

Concepto	Cuánto	Sobre qué período se prorratea
Cesantías	Un mes de salario por año trabajado	El año calendario en curso
Intereses a las cesantías	12 % anual sobre el saldo de cesantías	El año calendario en curso
Prima de servicios	Un mes de salario por año (15 días por semestre)	El semestre en curso
Vacaciones	15 días hábiles por año, compensados en dinero	Todo el contrato, no solo el año
Salario pendiente	Los días trabajados y no pagados	—

La fila de vacaciones es la que más se equivoca. Las cesantías y la prima «se cierran» en sus cortes —31 de diciembre y cada semestre—, así que al retiro solo se debe la fracción del período en curso. Las vacaciones no se cierran nunca: si alguien lleva cuatro años sin tomar sus quince días, esos cuatro años se compensan completos.

Y la indemnización, cuando aplica

Solo si la empresa termina el contrato sin justa causa. Si el trabajador renuncia, o si hay justa causa comprobada, no hay indemnización — pero todo lo demás se paga igual.

En contrato a término indefinido, el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo separa dos tramos según el salario:

• Menos de diez salarios mínimos: 30 días de salario por el primer año, y 20 días por cada año adicional, proporcional por fracción.
• Diez salarios mínimos o más: 20 días por el primer año, y 15 por cada año adicional.

En contrato a término fijo la lógica es otra: se pagan los salarios que faltaban hasta la fecha de terminación pactada. Despedir a alguien a quien le quedaban ocho meses de contrato cuesta ocho meses.

Un ejemplo con números

Alguien que gana $3.000.000, contratado a término indefinido el 1 de enero de 2026 y despedido sin justa causa el 30 de junio: seis meses, 180 días.

Concepto	Cómo sale	Valor
Cesantías	3.000.000 × 180/360	$1.500.000
Intereses a las cesantías	1.500.000 × 12 % × 180/360	$90.000
Prima de servicios	3.000.000 × 180/360	$1.500.000
Vacaciones compensadas	3.000.000 × 180/720	$750.000
Indemnización (art. 64)	30 días × 180/360 = 15 días	$1.500.000
Total		$5.340.000

Dos cosas que se ven mejor en la tabla que en la ley. La primera: la indemnización pesa casi lo mismo que las cesantías, así que la causa de terminación no es un detalle administrativo, es un tercio de la cifra. La segunda: las vacaciones se dividen entre 720 y no entre 360, porque son quince días hábiles al año y no treinta — es el error de cálculo más repetido.

El error que más cuesta

No es equivocarse en un cálculo. Es pagar tarde.

El artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo prevé una indemnización moratoria por cada día de retardo en el pago de la liquidación. La cifra empieza pequeña y no para: un mes de demora en la liquidación de alguien que ganaba tres millones no cuesta un recargo — cuesta aproximadamente otro salario completo.

Y la demora casi nunca es mala fe. Es que la liquidación quedó esperando a que alguien reuniera los datos: cuántos días de vacaciones le quedaban, si tenía un préstamo pendiente, desde cuándo estaba en la empresa. Cada dato vive en un lugar distinto y la persona que los junta lo hace a mano, con Excel, entre otras diez cosas.

La segunda parte del error es contable: la liquidación se paga y el pasivo prestacional se queda. Durante todo el contrato la empresa fue provisionando cesantías, intereses, prima y vacaciones de esa persona. Al retiro, esos saldos hay que extinguirlos contra el gasto — si no, el balance sigue mostrando una deuda con alguien que ya no trabaja ahí, y eso se arrastra hasta que alguien lo cuadra a mano meses después.

Qué debería hacer el sistema por ti

Una liquidación bien hecha es un problema de datos, no de fórmulas. Las fórmulas están en la ley y no cambian. Lo que cambia es si el sistema sabe, sin preguntarle a nadie:

1. Desde cuándo trabaja la persona, para prorratear cada concepto sobre su período correcto.
2. Cuántos días de vacaciones tiene causados y no disfrutados, contando todo el contrato.
3. Qué tipo de contrato y qué causa de terminación, que es lo que decide si hay indemnización y bajo cuál de los dos tramos.
4. Cuánto se provisionó, para que el asiento del retiro extinga el pasivo en vez de dejarlo abierto.

Ese último punto es el que separa una liquidación calculada de una liquidación contabilizada. En Kreski el asiento del retiro reconoce los devengos contra el gasto y deja el pasivo prestacional de esa persona en cero, sin que nadie tenga que ir a cuadrarlo después.

Si quieres ver cómo se liquida y qué queda escrito en el asiento, está en nómina. Y si lo que tienes cerca es el cierre de año, el artículo de cómo liquidar nómina en Colombia cubre el ciclo mensual completo.

Esta guía es información general, no asesoría laboral para un caso concreto. Una terminación con justa causa, un contrato de obra o labor, o una liquidación con embargos o préstamos de por medio merecen la revisión de tu contador o tu abogado.