El porcentaje que fijas en diciembre te gobierna hasta junio
La elección entre el procedimiento 1 y el procedimiento 2 de retención en la fuente sobre salarios se explica en dos frases:
El 1 mira cada mes por separado. Si el mes fue alto, retiene más; si fue bajo, menos.
El 2 —artículo 386 del Estatuto Tributario— calcula un porcentaje fijo y lo aplica durante todo un semestre, sin importar cómo venga cada mes.
Elegir entre los dos toma cinco minutos y depende sobre todo de si los ingresos del equipo son estables o variables. Ese no es el problema.
El problema es el momento
El porcentaje fijo del procedimiento 2 no se calcula en cualquier momento: se calcula en dos momentos del año, junio y diciembre. El de junio rige los pagos de julio a diciembre; el de diciembre rige los de enero a junio del año siguiente.
Léelo otra vez, porque ahí está todo: una cuenta que se hace una sola vez, en medio del cierre, determina seis meses de retención de cada persona.
Y esa cuenta no es trivial. Sale de un promedio de meses anteriores, de las deducciones y las rentas exentas de cada trabajador, y de valores normativos que cambian de un año al siguiente. Es exactamente el tipo de cálculo que se hace en una hoja aparte, contra reloj, entre el cierre de diciembre y las vacaciones.
Lo que pasa después, que es lo que nadie planea
Mayo del año siguiente. Un empleado pregunta por qué le están reteniendo lo que le están reteniendo. O llega una revisión. O simplemente hay que cuadrar un certificado.
La pregunta es siempre la misma: ¿con qué números salió ese porcentaje?
Y la respuesta suele ser incómoda. El archivo lo armó alguien que ya no está, o está pero no recuerda qué valores usó, o el archivo existe pero se ha editado tres veces desde entonces. El resultado quedó guardado en la nómina; el camino para llegar a él, no.
Ahí es donde una conversación que debería ser una explicación se convierte en una negociación.
Guardar el resultado no es sustentar el resultado
Este es el punto que separa una nómina que se puede defender de una que solo se puede repetir.
Un valor liquidado sin su contexto normativo es un número huérfano. Para reconstruirlo hay que recordar qué valores regían ese mes — y nadie los recuerda tres años después, porque cambian todos los años y porque no hay razón para memorizarlos.
Lo que debería quedar guardado con cada liquidación no es solo cuánto se retuvo, sino las constantes con las que se calculó: los valores vigentes en ese momento, el ingreso base, las deducciones aplicadas. No para mirarlos nunca, sino para el día en que alguien pregunte.
Es la diferencia entre poder decir «así se calculó» y tener que decir «así lo calculamos entonces, creo».
Una recomendación de calendario
Si vas a usar el procedimiento 2, no dejes el cálculo de diciembre para diciembre. Es el mes con menos margen del año: prima, cierre, vacaciones y la liquidación más pesada, todo junto. Un cálculo apurado en esa semana es el que después nadie puede reconstruir.
Y deja por escrito qué procedimiento se eligió para cada trabajador y por qué. No porque lo exija un formato, sino porque es la primera pregunta que hace cualquiera que revise.
En Kreski cada liquidación guarda las constantes normativas con las que se calculó, así que reconstruir un valor de hace tres años no depende de que alguien recuerde qué regía entonces. Está contado en nómina y cumplimiento laboral.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el procedimiento 1 y el 2?
El procedimiento 1 calcula la retención mes a mes, sobre el ingreso gravable de ese mes: si el mes fue alto, retiene más; si fue bajo, menos. El procedimiento 2, regulado en el artículo 386 del Estatuto Tributario, calcula un porcentaje fijo y lo aplica durante un semestre completo, así que la retención se mantiene estable aunque el mes cambie.
¿Cuándo se calcula el porcentaje fijo del procedimiento 2?
En dos momentos del año: junio y diciembre. El porcentaje determinado en junio se aplica a los pagos de julio a diciembre, y el determinado en diciembre se aplica a los de enero a junio del año siguiente. Es decir que cada cálculo gobierna seis meses de retención.
¿Se puede cambiar de procedimiento?
La práctica generalizada es elegir uno y mantenerlo durante el año gravable para ese trabajador, y no alternar entre los dos según convenga mes a mes. El Estatuto no desarrolla el punto con el detalle que uno quisiera, así que es una de esas decisiones que conviene dejar consultada con el contador y escrita, en vez de resolverla sobre la marcha en el cierre de diciembre.
¿Qué pasa si un empleado reclama que le retuvieron de más?
Hay que poder reconstruir el cálculo: con qué ingreso base, con qué deducciones y rentas exentas, y con qué valores vigentes salió ese porcentaje. Si la respuesta vive en un archivo que alguien armó y ya nadie tiene, la conversación se vuelve una negociación en vez de una explicación — y eso desgasta más que el dinero en discusión.
¿Qué debería quedar registrado de cada liquidación de nómina?
No solo el resultado, sino las constantes con las que se calculó. Un valor de nómina guardado sin el contexto normativo del momento es un número que no se puede defender: para reconstruirlo hay que recordar qué valores regían ese mes, y nadie los recuerda tres años después. Guardar el resultado es contabilidad; guardar cómo se llegó a él es poder sustentarlo.
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