Software para ferreterías mayoristas: diez mil referencias y un cupo que sí frena
Un software para una ferretería mayorista se juzga por cuatro cosas: que compre por caja y venda por unidad sin cuentas a mano, que encuentre una referencia entre miles en segundos, que cada tipo de cliente pague su precio, y que el cupo de crédito del contratista frene de verdad. Facturar lo hace cualquier programa; el margen de una ferretería se pierde en esas cuatro.
La cadena de una ferretería mayorista es la de cualquier distribuidora, con tres particularidades: muchísimas referencias parecidas —el tornillo de 1/4 y el de 5/16—, unidades que no coinciden entre la compra y la venta, y un cliente de peso, el contratista, que compra mucho y a crédito.
¿El sistema convierte las unidades solo?
Pide en la demo tres casos: tornillos que se compran por caja de cien y se venden sueltos, cable que se compra por rollo y se vende por metro, y cemento que se compra por estiba y se vende por bulto. En los tres, la entrada de una unidad de compra tiene que dejar disponible su equivalente en unidades de venta, sin que nadie divida en una calculadora.
Si el sistema obliga a crear un producto para la caja y otro para la unidad, en seis meses el inventario tiene dos cifras para la misma cosa y ninguna cuadra.
¿Cuánto tarda en encontrar una referencia?
Con diez mil referencias, el mostrador y el vendedor telefónico buscan todo el día. Pide que busquen por la referencia interna, por el código de barras y por el código que usa el proveedor, que es el que el cliente muchas veces trae anotado. Y pide que lo hagan con el lector: si hay que teclear cada código, la fila del mostrador crece.
¿Cada cliente paga su precio, y hasta cuándo?
El contratista, la ferretería de barrio que te compra para revender y el cliente de mostrador pagan precios distintos, y por volumen cambian otra vez. Las listas de precios tienen que aplicarse solas en el pedido, por cliente, por cantidad mínima y por fecha de vigencia.
Esa última es la que más se olvida: el descuento de temporada que se configuró sin fecha de fin sigue aplicándose un año después, y nadie lo nota porque ningún pedido falla.
¿El cupo del contratista frena o solo avisa?
Es la prueba que separa un control de crédito de un adorno. Pide que intenten confirmar un pedido para un cliente en mora y mira qué pasa:
- ¿Se detiene, o sale un aviso que el vendedor cierra? Un aviso no frena a nadie con meta.
- ¿Qué se frena exactamente? El pedido, el despacho, la factura, la venta de mostrador. Cada sistema frena cosas distintas, y hay que saber cuáles.
- ¿Quién puede liberar? Si es el gerente de ventas, el cupo depende del incentivo contrario. Lo sano es que libere cartera, pedido por pedido y dejando escrito el motivo.
Cuándo conviene dejar de venderle a un cliente es otra conversación, y la contamos en cuándo dejar de venderle a quien no paga.
¿La bodega se repone y se cuenta sola?
Con miles de referencias nadie puede mirar el mínimo de cada una. Pide que te muestren una regla de reposición por bodega —mínimo y máximo— generando la solicitud al proveedor cuando el producto baja. Y pide ver un conteo cíclico con lector, donde la diferencia no ajuste el stock sola, sino que la confirme alguien distinto a quien contó. Por qué importa lo explicamos en el conteo de fin de año.
Lo que conviene preguntar antes de firmar
| Pregunta | Por qué importa en una ferretería mayorista |
|---|---|
| ¿Un gerente aprueba los descuentos por encima de cierto porcentaje? | El descuento del vendedor es donde se escapa el margen |
| ¿Lleva los acuerdos de rebate con los proveedores? | Algunos mayoristas viven de esa bonificación |
| ¿Programa las rutas de entrega a obra? | El despacho a obra es la mitad del servicio |
| ¿El cupo frena también la venta de mostrador? | El contratista en mora a veces compra por la caja |
El error que más cuesta
Cargar la caja y la unidad como dos productos. Parece más simple al principio: una referencia para comprar, otra para vender. A los tres meses, la caja dice que hay veinte y la unidad dice que no hay, porque nadie convirtió la última entrada. El inventario tiene dos verdades, y el vendedor le promete al contratista la que le convenía.
La unidad de compra y la de venta son del mismo producto. Se define una vez, en la implementación, y el sistema convierte para siempre.
En Kreski el producto tiene su unidad de compra y de venta, las listas de precios se aplican por cliente, volumen y vigencia, el cupo frena el pedido y el despacho y lo libera cartera con motivo, y la bodega se repone por reglas y se cuenta con lector. Lo que hoy no hace, dicho antes de la demo: no aprueba descuentos por monto, no lleva rebates de proveedores, no rutea entregas, y el cupo no frena la venta de mostrador. Está contado en inventario y compras y en distribución y mayoreo.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe tener un software para una ferretería mayorista?
Unidades de medida que conviertan solas —comprar por caja, vender por unidad o por metro—, búsqueda rápida entre miles de referencias, listas de precios por tipo de cliente y por volumen con fecha de vigencia, un cupo de crédito que frene el pedido y el despacho, reposición por bodega y conteo con lector. Y la factura electrónica y la cartera en el mismo sistema.
¿Puedo comprar por caja y vender por unidad?
Deberías poder, sin cuentas a mano. El producto tiene su unidad de compra y su unidad de venta en la misma familia —unidades, longitud, peso—, y el sistema convierte solo: entra una caja de cien tornillos y quedan cien tornillos disponibles. Pide en la demo que te lo muestren con un producto que se venda por metro.
¿Cómo manejo el crédito de los contratistas?
Con un cupo por cliente que frene de verdad cuando está en mora o pasado de su límite, en vez de un aviso que el vendedor cierra. Lo importante es quién libera: si puede hacerlo el mismo que tiene la meta de ventas, el cupo no sirve. En Kreski libera cartera, orden por orden y con motivo. Conviene saber también qué no frena: la venta de mostrador por la caja no pasa por ese bloqueo.
¿El sistema aprueba los descuentos especiales?
Pregúntalo en la demo. En Kreski hoy no hay aprobación de descuentos por monto: los precios especiales se controlan con listas de precios por cliente y con fecha de vigencia, que es lo que evita que un descuento de temporada se quede para siempre. Si necesitas que un gerente apruebe cada descuento por encima de cierto porcentaje, hay que verlo antes.
¿Cada cuánto conviene contar el inventario?
Mejor poco y seguido que todo una vez al año. Con miles de referencias, el conteo cíclico —unas cuantas estanterías cada semana, con lector— encuentra las diferencias cuando todavía se puede saber de dónde salieron. El conteo anual las encuentra todas juntas, cuando ya nadie se acuerda.
Ponlo en práctica en tu negocio
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