Software para distribuidoras de alimentos: la fecha que manda es la de la etiqueta
Un software para una distribuidora de alimentos se juzga por tres cosas que un informe de ventas no muestra: que el lote que vence primero salga primero, que cada lote se pueda rastrear hasta el cliente que lo recibió, y que no se le despache a quien no está pagando. El resto —pedidos, bodegas, facturación— lo hace casi cualquier programa.
La cadena de una distribuidora de alimentos es la de cualquier mayorista —comprar, recibir, almacenar, vender, despachar, cobrar— con un reloj encima: cada producto tiene fecha de vencimiento, y lo que no se vende a tiempo no se rebaja, se bota.
¿Cuántas lecturas toma recibir una estiba?
La recepción es donde nace el problema o donde se evita. Si el lote y el vencimiento se digitan a mano, alguien se equivoca en un número y ese lote queda con la fecha equivocada para siempre.
Pide en la demo que reciban una caja con etiqueta GS1-128, la del código largo con paréntesis. Una sola lectura debería traer el producto, el lote y la fecha de vencimiento, sin teclear nada. Y pregunta qué pasa si el pasillo no tiene señal: las lecturas deberían quedarse en el equipo y subir cuando vuelva la conexión, no perderse.
¿Qué lote sale primero?
Es la prueba que más plata protege. Pide que te muestren un despacho de un producto con dos lotes en la bodega, el más nuevo con fecha de vencimiento más cercana. El sistema tiene que sugerir el que vence primero, no el que entró primero. Eso es FEFO, y en alimentos es la diferencia entre vender el lote y botarlo.
Y un detalle que casi nadie pregunta: ¿de dónde sale la fecha? Si sale de la etiqueta que imprimió el fabricante, es la verdadera. Si la digitó alguien en la recepción, es la que ese alguien creyó leer.
¿Qué pasa con un lote que está en revisión?
Llega un lote con el empaque dañado, o con la temperatura fuera de rango, y alguien tiene que revisarlo antes de venderlo. Pregunta qué impide que ese lote se venda mientras tanto. La respuesta correcta es que queda fuera de cualquier reserva: no se despacha ni se consume hasta que alguien decida. Una nota en un tablero no impide nada.
¿A quién le despachaste el lote 4417?
El día que un proveedor anuncia un retiro, la pregunta es una sola: qué clientes recibieron ese lote. Pide que te la respondan en la demo, desde el lote hasta cada despacho. Si hace falta exportar y cruzar hojas de cálculo, el día del retiro va a ser largo.
¿Cada cliente paga su precio, y el que no paga se frena?
La tienda de barrio, el minimercado, el supermercado regional y el institucional pagan precios distintos, por volumen y por temporada. Las listas de precios tienen que aplicarse solas en el pedido, sin que el vendedor se acuerde de cuál le toca a quién.
Y el otro lado del mismo cliente: el que está en mora. Pregunta si el sistema frena el pedido y el despacho, o solo muestra un aviso que el vendedor cierra. Un aviso no frena a nadie con una meta de ventas encima. Lo contamos a fondo en cuándo dejar de venderle a quien no paga.
Lo que conviene preguntar antes de firmar
| Pregunta | Por qué importa en alimentos |
|---|---|
| ¿Tiene aplicación de preventa para el vendedor en ruta? | El canal tienda a tienda vive de eso |
| ¿Hace ruteo de entregas y prueba de entrega con foto? | Sin ella, el «no me llegó» se discute de palabra |
| ¿Recibe pedidos de las cadenas por intercambio electrónico? | Algunas cadenas lo exigen para ser proveedor |
| ¿Maneja productos de peso variable? | El queso y la carne se venden por kilo pero se cuentan por unidad |
No todos los programas responden que sí a todo, y conviene saber cuál es tu caso antes de la implementación y no después. Y si además importas parte de lo que distribuyes, el costo tiene otra capa, que contamos en software para importadores.
El error que más cuesta
Activar los lotes después de cargar el inventario. Se arranca sin lotes «para ir más rápido», se carga la existencia, y un mes después alguien los activa. Lo que ya estaba en la bodega queda sin lote ni vencimiento, sin forma de rastrearlo, y el sistema no lo impide.
Los lotes se deciden antes de la primera existencia. Es la única decisión de la implementación que no se puede corregir después sin volver a contar la bodega.
En Kreski el lote y el vencimiento se leen de la etiqueta GS1 en la recepción, el despacho sugiere el lote por la fecha impresa, un lote en revisión de calidad sale de toda reserva, y el cupo de crédito frena el pedido y el despacho; libera cartera, orden por orden y con motivo. Lo que hoy no hace, dicho antes de la demo: no tiene aplicación de preventa en ruta, ni ruteo, ni intercambio electrónico con cadenas. El peso variable lo lleva en la bodega —kilos y unidades a la vez, cada una contada, sin convertir una en la otra—, pero todavía no en el pedido ni en la factura. Está contado en inventario y compras y en distribución y mayoreo.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe tener un software para una distribuidora de alimentos?
Lotes con fecha de vencimiento desde la recepción, una regla que despache primero lo que vence primero, la trazabilidad de cada lote hasta el cliente que lo recibió, listas de precios por tipo de cliente y un cupo de crédito que frene de verdad. Y conviene que la bodega, la factura electrónica y la cartera vivan en el mismo sistema, para no cuadrar tres programas.
¿Qué es FEFO y en qué se diferencia de FIFO?
FIFO despacha primero lo que entró primero. FEFO despacha primero lo que vence primero. En alimentos no siempre coinciden: un proveedor puede entregarte hoy un lote que vence antes que el que recibiste la semana pasada. Con FIFO ese lote se queda atrás y se vence en la bodega; con FEFO sale primero.
¿Puedo saber a qué clientes les despaché un lote?
Deberías poder, y en pocos clics. Es la pregunta que llega el día de un retiro de producto, y responderla con un Excel de despachos toma días. Pídele al vendedor que te muestre, en la demo, todos los clientes que recibieron un lote concreto.
¿Sirve para la preventa tienda a tienda?
Pregúntalo antes que nada, porque es donde más varían los programas. Kreski hoy no tiene una aplicación de preventa para el vendedor en ruta, ni venta con inventario en el vehículo, ni ruteo de entregas. Si tu operación depende de eso, tienes que verlo funcionando antes de comprar.
¿Cuándo hay que activar los lotes?
Antes de cargar las existencias. Si se activan después, lo que ya estaba en la bodega queda sin lote ni vencimiento, sin trazabilidad, y el sistema no lo impide. Es de las primeras decisiones de una implementación, no un ajuste que se hace más adelante.
Ponlo en práctica en tu negocio
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