La DIAN te validó la factura. Eso todavía no es haberla expedido.

La escena es la de todos los días en cualquier empresa que factura electrónicamente. Se emite la factura, el sistema la transmite, la DIAN la valida, vuelve con su CUFE, y el asunto se da por cerrado.

Y está a mitad de camino.

Dos obligaciones, no una

La Resolución 000165 de 2023 —la que hoy rige el sistema de facturación— define cuándo una factura electrónica de venta se entiende expedida, y lo hace en dos pasos:

cuando es validada y entregada al adquirente, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la DIAN.

Emitir y entregar son cosas distintas, y la segunda empieza justo donde la primera termina. Tener el CUFE significa haber cumplido la primera mitad.

Qué es entregar, de verdad

Aquí está el malentendido más común: entregar no es mandar el PDF.

La representación gráfica existe para que una persona lea la factura. Lo que la norma manda entregar es el documento electrónico validado junto con el acuse de la DIAN, empaquetado como el anexo técnico lo exige. Mandar solo el PDF es entregar la fotografía de un contrato en vez del contrato: sirve para leerlo, no para probarlo.

Y hay tres detalles que casi nadie cumple bien, porque son invisibles hasta que alguien reclama:

El destinatario sale de la factura, no de la agenda. La norma obliga al emisor a informar en el propio documento el correo de recepción del adquirente, y es a ese al que hay que entregar. No al del contacto comercial, ni al que alguien tenía guardado.

El asunto del correo no es libre. El anexo fija qué debe decir y en qué orden, con los datos del documento. Y debería componerse leyendo el archivo que la DIAN validó —no los campos que uno tenga en pantalla—, porque si no, el asunto puede terminar diciendo algo distinto del documento que acompaña.

El paquete tiene un tamaño máximo. Cuando la representación gráfica no cabe, se entrega el documento electrónico sin ella. Lo que nunca se sacrifica es el contenedor con el acuse: el PDF es opcional dentro del paquete; el documento validado, no.

La prueba, que es para lo que sirve todo esto

Un año después, un cliente dice que nunca le llegó la factura y por eso no la registró.

En ese momento no vale la intención. Vale poder mostrar qué se envió exactamente, a qué dirección y cuándo — y que el paquete entregado siga siendo idéntico al que salió. Por eso lo sensato es conservarlo con una huella digital: no para exhibirla todos los días, sino para el día en que alguien ponga en duda que se entregó.

Un «sí se la mandamos» sin nada detrás no es una defensa. Es una afirmación.

La consecuencia práctica que sorprende

Si la entrega es parte de la expedición, entonces un cliente sin correo registrado es un cliente al que no se le puede facturar electrónicamente. No es un capricho del sistema: es que falta un dato sin el cual la segunda mitad de la obligación no se puede cumplir.

Conviene saberlo antes de la primera venta y no en el cierre de mes, porque limpiar el maestro de terceros toma más tiempo del que parece.

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En Kreski la entrega sale sola en cuanto la DIAN acepta: el adquirente recibe el paquete que exige el anexo —el documento firmado con el acuse dentro, y la representación gráfica si cabe—, al correo declarado en la factura y con el asunto que la norma pide, compuesto leyendo el archivo validado. Queda registrado tal como salió y se conserva con su huella digital. Está contado en contabilidad y facturación electrónica.

Si lo que buscas es el recorrido completo y no solo este paso, cómo funciona la facturación electrónica en Colombia lo cuenta de principio a fin: emisión, validación, entrega y conservación.